1. ผู้ขอใช้ต้องเสนอโครงการใช้หอประชุมและหรือพื้นที่บริเวณโดยรอบ ที่แสดงถึงความเป็นมาของการขอใช้พื้นที่ ผู้รับผิดชอบโครงการ วัตถุประสงค์ ขอบเขตและรูปแบบของการจัดงาน พร้อมทั้งแผนผังบริเวณ เพื่อเสนอขออนุญาตและประเมินค่าบำรุงต่างๆผ่านส่วนราชการ หรือหน่วยงานที่ขอใช้ ก่อนวันที่ขอใช้ไม่น้อยกว่า 30 วันทำการ ต่อสำนักบริหารและจัดการทรัพย์สิน
   
   
2. เมื่อได้รับอนุญาตให้ใช้หอประชุมแล้ว ผู้ขอใช้จะต้องทำสัญญากับมหาวิทยาลัยตามแบบที่มหาวิทยาลัยกำหนด พร้อมกับชำระค่าบำรุงการใช้หอประชุมตามอัตราที่กำหนด โดยชำระเป็นเงินสด ธนาณัติ หรือตั๋วแลกเงินที่ธนาคารสั่งจ่ายในนามมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ณ สำนักบริหารและจัดการทรัพย์สิน ก่อนวันที่ขอใช้ไม่น้อยกว่า 7 วันทำการกรณีที่ขอใช้หอประชุมและพื้นที่บริเวณโดยรอบก่อนวันใช้งานเกิน 60 วัน ผู้ขอใช้ต้องชำระค่าบำรุงและค่ามัดจำเป็นจำนวนกึ่งหนึ่งของที่ประเมินตาม วรรคแรก ภายใน 7 วันทำการ นับตั้งแต่วันถัดจากวันที่ได้รับอนุญาต และจะต้องชำระค่าบำรุง และค่ามัดจำส่วนที่เหลือจนครบก่อนวันที่ขอใช้ไม่น้อยกว่า 7 วันทำการ
   
   
3. เมื่อได้ชำระค่าบำรุงการใช้หอประชุม ให้ผู้ขอใช้นำใบเสร็จรับเงินไปยื่นต่อสำนักบริหารและจัดการทรัพย์สินในวัน และเวลาราชการ เพื่อจะได้จัดเตรียมสถานที่และอำนวยความสะดวกในการใช้หอประชุมให้ต่อไป
   
   
4. หลังจากเสร็จสิ้นการใช้หอประชุมและพื้นที่บริเวณโดยรอบแล้ว มหาวิทยาลัยจะประเมินค่าใช้จ่ายในเรื่องค่าบำรุงระบบสาธารณูปโภคและค่ากระแส ไฟฟ้าส่วนที่เกิน พร้อมทั้งค่าเสียหายที่เกิดขึ้น(ถ้ามี) และแจ้งให้ผู้ขอใช้ทราบ โดยผู้ขอใช้จะต้องชำระให้แก่มหาวิทยาลัยภายใน 7 วันทำการ นับตั้งแต่วันที่มหาวิทยาลัยแจ้งให้ทราบ หากไม่ชำระ มหาวิทยาลัยจะหักเงินค่ามัดจำชดใช้แทน หากไม่เพียงพอจะดำเนินการตามกฎหมายต่อไป
   
   
5. ผู้ขอใช้ที่ไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนต่างๆนี้ ถือว่าสละสิทธิ์การขอใช้และมหาวิทยาลัยสงวนสิทธิ์ที่จะพิจารณาอนุญาตให้ผู้ขอใช้รายอื่นต่อไป โดยมหาวิทยาลัยจะไม่คืนเงินค่าบำรุง และค่ามัดจำ ที่ชำระไว้แล้ว รวมทั้งจะไม่รับผิดชอบในความเสียหายใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นทั้งสิ้น
   
   
6. ผู้ได้รับอนุญาตให้ใช้หอประชุมและพื้นที่โดยรอบมีหน้าที่ต้องดูแลรักษา ทรัพย์สินและอาคารสถานที่ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้เยี่ยงวิญญูชนพึงปฏิบัติต่อ ทรัพย์สินของตนเอง หากมีการสูญหายหรือเสียหายไม่ว่าจะเกิดจากการกระทำของบุคคลใด ผู้ได้รับอนุญาตให้ใช้ต้องชดใช้คืนซึ่งทรัพย์สินนั้นๆ หรือทำการซ่อมแซมให้อยู่ในสภาพเดิมด้วยค่าใช้จ่ายของผู้ได้รับอนุญาตเอง หรือชดใช้สินไหมทดแทนให้แก่มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ตามจำนวนที่ได้รับความเสียหายจริง