การขอใช้หอประชุมมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ และพื้นที่บริเวณโดยรอบ ให้ปฏิบัติดังนี้
(1) ผู้ขอใช้ต้องทำหนังสือขอใช้หอประชุมมหาวิทยาลัยเชียงใหม่และหรือพื้นที่บริเวณโดยรอบ และทำบันทึกข้อตกลงกับมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ที่แสดงถึงความเป็นมาของการขอใช้พื้นที่ ผู้รับผิดชอบโครงการ วัตถุประสงค์ ขอบเขตและรูปแบบของการจัดงาน พร้อมทั้งแผนผังบริเวณ เพื่อเสนอขออนุญาตและประเมิน
ค่าบำรุงต่าง ๆ ผ่านส่วนราชการ หรือหน่วยงานที่ขอใช้ ก่อนวันที่ขอใช้ไม่น้อยกว่า 5 วันทำการ ต่อสำนักงานบริหารและจัดการทรัพย์สิน
(2) เมื่อได้รับอนุญาตให้ใช้หอประชุมมหาวิทยาลัยเชียงใหม่แล้ว ผู้ขอใช้จะต้องชำระค่าบำรุงตามอัตราที่กำหนด ดังนี้
(2.1) ชำระค่าบำรุง ตามที่สำนักงานบริหารและจัดการทรัพย์สินแจ้ง โดยชำระภายในเวลาไม่น้อยกว่า 7 วันทำการ ก่อนวันที่กำหนดการใช้พื้นที่หอประชุมมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ทั้งนี้กรณีภาคเอกชนจะต้องชำระ ไม่น้อยกว่าร้อยละ 30 ภายใน 10 วัน หลังจากวันได้รับหนังสืออนุญาตให้ใช้หอประชุมมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ส่วนที่เหลือชำระภายในเวลาไม่น้อยกว่า 7 วันทำการ ก่อนวันที่กำหนดการใช้พื้นที่หอประชุมมหาวิทยาลัยเชียงใหม่
(2.2) การชำระเงินตาม (2.1) ให้ชำระโดยเงินสด ณ สำนักงานบริหารและจัดการทรัพย์สิน หรือโอนเงินเข้าบัญชีธนาคารของมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ผ่านระบบ E-Banking
(3) เมื่อได้ชำระค่าบำรุงการใช้หอประชุมมหาวิทยาลัยเชียงใหม่แล้ว ให้ผู้ขอใช้นำหลักฐานการชำระเงินแสดงต่อสำนักงานบริหารและจัดการทรัพย์สิน ในวันและเวลาราชการ เพื่อการจัดเตรียมสถานที่และอำนวยความสะดวกในการใช้พื้นที่หอประชุมมหาวิทยาลัยเชียงใหม่
(4) หลังจากเสร็จสิ้นการใช้หอประชุมมหาวิทยาลัยเชียงใหม่และพื้นที่บริเวณโดยรอบแล้ว มหาวิทยาลัยจะประเมินค่าใช้จ่ายในเรื่องค่าสาธารณูปโภค พร้อมทั้งค่าเสียหายที่เกิดขึ้น(ถ้ามี) และแจ้งให้ผู้ขอใช้ทราบ โดยผู้ขอใช้จะต้องชำระค่าใช้จ่ายและค่าเสียหายดังกล่าวให้แก่มหาวิทยาลัยภายใน 7 วันทำการ นับตั้งแต่วันที่มหาวิทยาลัยได้แจ้งให้ทราบ หากไม่ชำระหนี้ดังกล่าว มหาวิทยาลัยในฐานะผู้ให้ใช้สถานที่จะดำเนินการตามกฎหมายต่อไป
(5) หากผู้ขอใช้ไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนต่าง ๆ ตามที่กล่าวมาข้างต้น ถือว่าสละสิทธิ์การขอใช้และมหาวิทยาลัยขอสงวนสิทธิ์ที่จะพิจารณาอนุญาตให้ผู้ขอใช้รายอื่นต่อไป โดยมหาวิทยาลัยจะไม่คืนเงินค่าบำรุง ที่ชำระไว้แล้ว รวมทั้งจะไม่รับผิดชอบในความเสียหายใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้นทั้งสิ้น